Paklaring (Surat Keterangan Kerja): Fungsi, Isi, dan Cara Memintanya ke HRD

Kamu baru saja resign atau terkena PHK, lalu HRD di perusahaan baru meminta paklaring. Atau kamu baru sadar, setelah bertahun-tahun bekerja, kamu tidak pernah menerima surat keterangan apa pun dari perusahaan lamamu. Jangan panik — paklaring adalah hakmu, dan perusahaan wajib memberikannya bila kamu memintanya.

Artikel ini menjelaskan apa itu paklaring, apa fungsinya, apa saja isinya, dasar hukumnya, dan langkah-langkah memintanya ke HRD — termasuk apa yang bisa kamu lakukan kalau perusahaan menolak memberikannya.

Apa itu paklaring

Paklaring adalah surat keterangan kerja — dokumen resmi dari perusahaan yang menyatakan bahwa seseorang pernah bekerja di sana, pada jabatan tertentu, dalam periode tertentu. Istilah "paklaring" sendiri berasal dari bahasa Belanda (verklaring) dan sudah lama dipakai di dunia kerja Indonesia untuk menyebut surat pengalaman kerja.

Paklaring diterbitkan setelah hubungan kerja berakhir — baik karena kamu mengundurkan diri (resign), kontrak berakhir, pensiun, maupun karena PHK. Surat ini hanya menerangkan fakta hubungan kerja yang pernah ada: siapa kamu, apa jabatanmu, dan berapa lama kamu bekerja di sana.

Satu hal yang penting dipahami: paklaring tidak menilai bagus atau buruknya kinerjamu. Surat ini bukan surat rekomendasi. Perusahaan tidak menulis di dalamnya apakah kamu karyawan yang berprestasi atau bermasalah — ia hanya menyatakan fakta. Karena itu, paklaring tetap bisa diminta oleh pekerja yang berhenti dalam keadaan apa pun.

Paklaring, surat keterangan kerja, dan surat referensi: apa bedanya

Ketiga istilah ini sering dicampuradukkan, padahal fungsinya berbeda:

• Paklaring (surat pengalaman kerja): diterbitkan setelah hubungan kerja berakhir, berisi jabatan dan masa kerja. Fungsinya sebagai bukti pengalaman kerja.
• Surat keterangan kerja (untuk karyawan aktif): diterbitkan saat kamu masih bekerja, biasanya untuk keperluan administrasi — misalnya pengajuan visa, kredit bank, atau pendaftaran sekolah anak. Isinya menyatakan bahwa kamu masih berstatus karyawan aktif.
• Surat referensi atau rekomendasi: berisi penilaian atas kinerja dan karaktermu, ditulis atas permintaanmu dan atas kebaikan atasan atau perusahaan. Tidak ada kewajiban hukum bagi perusahaan untuk membuatnya — berbeda dengan paklaring.

Dalam artikel ini, istilah paklaring dan surat keterangan pengalaman kerja dipakai untuk hal yang sama: surat yang kamu terima setelah berhenti bekerja.

Fungsi paklaring: kenapa surat ini penting

Paklaring terlihat sepele — selembar kertas dengan kop perusahaan. Tetapi fungsinya nyata:

• Bukti pengalaman kerja saat melamar. Banyak perusahaan meminta paklaring sebagai bukti bahwa pengalaman yang kamu tulis di CV memang benar adanya. Tanpa paklaring, pengalaman bertahun-tahun di perusahaan lama jadi sulit dibuktikan.
• Dokumen syarat klaim JHT BPJS Ketenagakerjaan. Permenaker Nomor 4 Tahun 2022 menempatkan bukti berhenti bekerja — antara lain surat keterangan pengalaman kerja — sebagai dokumen persyaratan pencairan manfaat Jaminan Hari Tua. Cara lengkap mencairkan JHT kami bahas di artikel Cara Mencairkan JHT BPJS Ketenagakerjaan.
• Syarat administrasi lainnya. Paklaring kadang diminta untuk pengajuan kredit, pendaftaran program tertentu, atau keperluan administrasi lain yang membutuhkan bukti riwayat pekerjaan.
• Catatan kariermu sendiri. Paklaring menjadi arsip resmi perjalanan kariermu — berguna bertahun-tahun kemudian, saat perusahaan lamamu mungkin sudah tutup atau berganti nama.

Dasar hukum: perusahaan wajib memberikannya

Ini bagian yang paling sering disalahpahami. Dasar hukum kewajiban perusahaan menerbitkan paklaring adalah Pasal 1602z Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata), yang diberlakukan di Indonesia melalui Undang-Undang Nomor 73 Tahun 1958.

Pasal itu menyatakan: majikan wajib memberikan surat keterangan kepada pekerja yang hubungan kerjanya berakhir, apabila diminta oleh pekerja. Surat itu harus memuat keterangan yang sebenarnya tentang sifat pekerjaan dan lamanya hubungan kerja. Jika pengusaha menolak memberikan, atau memberikan keterangan yang tidak benar, ia bertanggung jawab atas kerugian yang timbul — sesuai ketentuan KUH Perdata.

Perlu diluruskan juga satu kekeliruan yang banyak beredar: UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 tidak secara eksplisit mengatur soal paklaring. Pasal 61 UU tersebut — yang sering keliru dikutip sebagai dasar paklaring — sebenarnya mengatur soal ganti rugi berakhirnya perjanjian kerja waktu tertentu, bukan kewajiban menerbitkan surat keterangan kerja. Jadi kalau ada yang mengutip Pasal 61 UU 13/2003 sebagai dasar paklaring, itu tidak tepat. Dasar yang benar adalah Pasal 1602z KUH Perdata.

Singkatnya: paklaring bukan belas kasihan perusahaan. Ia adalah hakmu yang dilindungi hukum — dengan satu syarat penting, yaitu kamu harus memintanya. Perusahaan tidak selalu menerbitkannya otomatis; kamulah yang perlu mengajukan permintaan.

Isi paklaring yang lengkap

Paklaring yang baik umumnya memuat:

• Kop dan identitas perusahaan — nama perusahaan, alamat, dan logo resmi.
• Nomor surat dan tanggal penerbitan.
• Identitas pekerja — nama lengkap, dan biasanya nomor identitas atau nomor karyawan.
• Jabatan terakhir yang kamu duduki.
• Periode kerja — tanggal mulai bekerja dan tanggal berakhirnya hubungan kerja, ditulis spesifik.
• Sifat pekerjaan — keterangan singkat tentang jenis pekerjaan yang kamu lakukan.
• Pernyataan bahwa hubungan kerja telah berakhir dan surat ini diterbitkan atas permintaan yang bersangkutan.
• Tanda tangan pejabat berwenang (biasanya HRD atau pimpinan) beserta cap atau stempel perusahaan.

Sebelum menerima paklaring, periksa semua isinya dengan teliti: nama, jabatan, dan tanggal harus benar. Kesalahan pada tanggal masa kerja bisa menimbulkan masalah saat kamu menggunakannya untuk klaim JHT atau melamar kerja. Kalau ada yang keliru, minta perusahaan memperbaikinya sebelum kamu menandatangani tanda terima.

Cara meminta paklaring ke HRD

Langkah-langkah yang paling aman:

1. Ajukan permintaan secara tertulis — lewat email atau surat resmi ke HRD, setelah hubungan kerjamu berakhir. Permintaan tertulis menciptakan jejak yang jelas: kapan kamu meminta, dan kepada siapa.
2. Selesaikan kewajiban administrasimu terlebih dahulu — pengembalian aset perusahaan, penyelesaian serah terima pekerjaan, dan hal-hal lain dalam proses exit clearance. Perusahaan umumnya menerbitkan paklaring setelah proses ini selesai.
3. Sebutkan data yang harus tercantum — nama lengkap, jabatan terakhir, dan periode kerja — supaya HRD tidak salah menulis.
4. Minta dua bentuk: asli dan salinan digital. Simpan dokumen aslinya dengan baik, dan simpan pula hasil pindaian (scan) atau fotonya di tempat yang aman — misalnya di email pribadi atau penyimpanan cloud. Dokumen digital ini yang akan kamu kirimkan saat melamar kerja daring.
5. Periksa isinya sebelum menerima. Cocokkan nama, jabatan, dan tanggal. Kalau ada kesalahan, minta diperbaiki saat itu juga.
6. Simpan tanda terimanya. Kalau perusahaan meminta kamu menandatangani tanda terima, simpan salinannya untuk arsipmu.

Idealnya, minta paklaring sebelum atau segera setelah hari terakhir kerjamu. Semakin lama jedanya, semakin besar kemungkinan HRD yang mengurusmu sudah pindah, perusahaan berganti sistem, atau arsipmu sulit ditemukan. Kalau kamu resign, urusan paklaring sebaiknya masuk dalam checklist hari terakhirmu — bersamaan dengan pengembalian aset dan penyelesaian administrasi lain. Prosedur resign yang benar kami bahas di artikel Resign dengan Benar: Prosedur 30 Hari, Surat Pengunduran Diri, dan Hak yang Tetap Kamu Terima.

Kalau perusahaan menolak memberikan paklaring, apa yang bisa dilakukan

Penolakan sepihak tanpa alasan yang jelas tidak dibenarkan — perusahaan wajib memberikan surat keterangan atas permintaan pekerja yang hubungan kerjanya telah berakhir. Kalau kamu mengalaminya, lakukan langkah-langkah ini secara bertahap:

• Ajukan permintaan tertulis sekali lagi, dengan menyebutkan dasar hukumnya (Pasal 1602z KUH Perdata) secara sopan. Kadang penolakan terjadi karena HRD yang menangani tidak tahu kewajibannya, bukan karena perusahaan sengaja menahan.
• Tanyakan alasan penolakannya secara tertulis. Apakah ada kewajiban administrasi yang belum selesai? Kalau ada, selesaikan dulu — itu mempercepat penerbitan.
• Minta bantuan mediasi ke Dinas Ketenagakerjaan (Disnaker) setempat bila permintaan tertulis tidak direspons. Disnaker dapat memfasilitasi penyelesaian perselisihan antara pekerja dan pengusaha.
• Simpan semua bukti — surat permintaanmu, jawaban perusahaan, dan dokumen lain yang menunjukkan kamu pernah bekerja di sana (kontrak kerja, slip gaji, surat pengangkatan). Bukti-bukti ini berguna kalau persoalan berlanjut ke jalur formal.

Yang tidak boleh dilakukan perusahaan adalah menahan paklaring sebagai alat tekanan — misalnya untuk memaksamu menarik pengunduran diri, atau menahan hakmu yang lain. Paklaring adalah hakmu, dan penahanannya tanpa dasar yang sah bisa menimbulkan tanggung jawab hukum bagi perusahaan.

Penutup: minta sebelum terlambat

Paklaring adalah salah satu dokumen kerja yang paling sering dilupakan — sampai tiba-tiba dibutuhkan. Padahal cara mendapatkannya sederhana: minta secara tertulis ke HRD setelah hubungan kerja berakhir, selesaikan exit clearance, periksa isinya, dan simpan baik-baik.

Kalau kamu sedang dalam proses resign atau baru saja berhenti bekerja, jangan tunda: ajukan permintaan paklaring hari ini juga, selagi arsipmu masih segar di perusahaan lama.

Dan kalau kamu sedang mencari pekerjaan baru, ratusan lowongan aktif menunggumu di hiloker.com/jobs — lengkap dengan paklaring yang akan kamu dapatkan dari pekerjaan berikutnya, bila suatu hari kamu membutuhkannya lagi.