Mendaftar CPNS sambil masih bekerja itu boleh dan tidak ada larangannya di SSCASN. Yang berat justru di pemberkasan, karena di situ surat izin atasan baru diminta. Ini urutan dokumennya.
Yang pertama perlu kamu tenangkan: di tahap SSCASN tidak ada permintaan surat izin dari atasan. Kamu mengisi data diri, mengunggah ijazah, transkrip, dan KTP, lalu menyetujui pakta integritas. Tidak ada pula syarat yang melarang pelamar yang sedang bekerja.
Di SSCASN ada kolom status pekerjaan. Isi apa adanya. Instansi memang tidak memverifikasi di tahap ini, tapi kalau nanti ketahuan datanya tidak sesuai, masalahnya jadi panjang dan itu merugikan kamu sendiri.
Setelah lulus SKB, kamu masuk tahap pemberkasan. Di sini dokumen yang tidak ada di tahap awal mulai diminta, dan salah satunya adalah surat izin dari atasan atau pejabat yang berwenang.
Bentuknya berbeda tergantung statusmu. Kalau kamu bekerja di perusahaan swasta, surat izin bisa dari atasan langsung atau dari bagian kepegawaian. Kalau kamu ASN, izinnya harus dari pejabat pembina kepegawaian karena PNS tidak bisa berpindah jalur tanpa persetujuan instansi induk. Kalau kamu TNI atau Polri, izin datang dari komandan satuan.
Alasan instansi meminta dokumen ini sederhana. Mereka tidak mau calon pegawainya masih terikat pekerjaan lain saat diangkat, dan mereka butuh bukti bahwa kamu bisa melepas pekerjaan lama tanpa menimbulkan masalah administratif di kemudian hari.
Selain surat izin, biasanya ada surat pernyataan bermaterai berisi kesanggupan mengundurkan diri dari pekerjaan sekarang kalau diangkat menjadi ASN. Banyak pelamar membaca ini lalu panik dan mengajukan resign lebih awal.
Yang diminta umumnya pernyataan kesanggupan, bukan bukti pengunduran diri. Urutan yang aman: ikuti pemberkasan, tunggu pengumuman kelulusan akhir dan SK, baru ajukan pengunduran diri. Membaca bunyi surat pernyataannya penting karena tiap instansi menulis kalimat yang berbeda, ada yang meminta komitmen mundur sebelum masa pemberkasan berakhir.
Ini bagian yang tidak bisa diakali. Kalau atasan atau perusahaan menolak memberi surat izin, syarat pemberkasan tidak bisa kamu penuhi dan kelulusanmu berisiko dibatalkan. Keputusan akhirnya benar-benar ada di meja orang lain.
Yang bisa kamu lakukan adalah membicarakannya jauh sebelum pemberkasan, bukan setelah pengumuman kelulusan keluar. Sampaikan rencanamu dengan jelas, tawarkan masa transisi, dan bantu siapkan serah terima pekerjaan atau sisa cuti. Banyak atasan menolak bukan karena sengaja menghambat, tapi karena tidak diberi waktu mencari penggantinya.
Kalau kamu berstatus honorer atau tenaga kontrak di instansi pemerintah, izin biasanya cukup dari kepala unit tempatmu bekerja karena statusmu bukan ASN. Tetap periksa pengumuman instansi, karena ada yang menyeragamkan prosesnya lewat pejabat kepegawaian.
Surat izin jarang datang sendirian. Siapkan juga fotokopi KTP dan kartu keluarga, ijazah serta transkrip yang dilegalisir, surat keterangan sehat dari fasilitas kesehatan yang ditunjuk, SKCK, surat pernyataan tidak pernah dipidana, dan surat pernyataan tidak menuntut diangkat kembali kalau kamu pernah berstatus CPNS atau PNS.
Masa pemberkasan biasanya hanya satu sampai dua minggu. Mengurus SKCK dan surat izin dalam rentang waktu itu sering tidak selesai, dan inilah penyebab paling banyak pelamar gagal di tahap akhir. Mulai urus dari sekarang, walaupun kamu belum yakin lulus SKB. Surat izin yang dikeluarkan lebih awal tidak pernah jadi masalah.
Untuk melihat urutan tahapnya secara lengkap, baca pemberkasan setelah lulus SKB. Kalau ada masalah administrasi di tahap seleksi, langkah sanggahnya dibahas di cara sanggah seleksi administrasi.
Perhatikan juga kalau perusahaanmu memakai notice period satu sampai tiga bulan. Masa pemberkasan jauh lebih pendek dari itu, jadi jangan menunggu sampai resign baru mengurus surat izin. Mintakan surat izin lebih dulu, selesaikan pemberkasan, baru bicarakan tanggal terakhir bekerja dengan atasan.
Setelah statusmu berubah, urusan pajak dan asuransi dari pekerjaan lama perlu ditutup rapi supaya tidak memunculkan tagihan susulan saat kamu sudah menjadi ASN. Simpan bukti potong pajak, pastikan kepesertaan jaminan kesehatan dari perusahaan lama sudah dinonaktifkan atau dialihkan, dan simpan surat keterangan berhenti bekerja sebagai bukti kalau nanti ditanya.