SSCASN menarik data dari Dukcapil, jadi salah ejaan nama atau nomor KK bikin pendaftaran gagal. Ini urutan perbaikannya dan hal-hal yang justru memperburuk keadaan.
SSCASN tidak menyimpan sendiri data dirimu. Saat kamu membuat akun, sistem menarik data kependudukan dari Dukcapil. Artinya, apa pun yang tampil di layar pendaftaran adalah salinan dari sana. Kalau ejaan nama berbeda sedikit, tanggal lahir salah, atau nomor KK tidak dikenali, pendaftaran bisa tersendat atau berstatus tidak memenuhi syarat.
Masalahnya, banyak pelamar baru sadar setelah masa pendaftaran ditutup atau setelah pengumuman. Padahal perbaikan data kependudukan tidak bisa diselesaikan dalam hitungan jam. Untuk itu, urusannya sebaiknya dibereskan jauh sebelum pendaftaran dibuka.
Ini sumber kebingungan yang paling umum. SSCASN bukan tempat mengubah data. Yang bisa kamu lakukan di sana hanya memastikan data yang ditarik sudah sesuai, dan melaporkan kalau masih ada selisih.
Kalau datanya salah, perbaikannya ada di dinas kependudukan dan pencatatan sipil, baik dengan datang langsung ke kantor disdukcapil atau lewat layanan daring daerah kalau tersedia. Bawa dokumen asli yang jadi dasar perbaikan, misalnya akta kelahiran, ijazah, atau buku nikah.
Pertama, nama di KTP terpotong atau ejaannya berbeda dari ijazah dan akta kelahiran. Kedua, NIK sudah pernah dipakai membuat akun dengan email lain, sehingga sistem menolak pendaftaran. Ketiga, nomor KK belum diperbarui setelah pindah domisili atau setelah anggota keluarga berubah.
Selain itu ada status kawin yang belum tercatat, tanggal lahir yang tertukar antara hari dan bulan, serta alamat yang tertulis kabupaten, padahal di data kependudukan tertulis kota. Semua ini terlihat sepele, tapi cukup membuat berkas dianggap tidak sesuai.
Satu, unduh atau cetak KK terbaru, lalu bandingkan huruf per huruf dengan KTP, ijazah, dan akta kelahiran. Catat setiap perbedaan di kertas, jangan hanya diingat.
Dua, ajukan perbaikan ke disdukcapil sesuai jenis kesalahannya. Kalau yang salah ejaan nama, dasar perbaikannya akta kelahiran. Kalau yang salah nomor KK, cukup memperbarui dokumen kependudukan di daerah setempat.
Tiga, tunggu sinkronisasi. Ini bagian yang paling sering diremehkan. Data yang sudah diperbaiki di Dukcapil tidak otomatis langsung terbaca sistem pusat. Beri jeda beberapa hari kerja sebelum mengeceknya lagi.
Empat, cek ulang di SSCASN pada tahap verifikasi identitas atau menu perbaikan data sebelum mengirim lamaran. Pastikan semuanya sudah cocok sebelum melangkah ke pengisian formasi.
Lima, kalau setelah sinkronisasi data masih berbeda, hubungi helpdesk resmi yang tercantum di pengumuman. Sertakan NIK, tangkapan layar, dan ringkasan masalahnya dalam satu pesan supaya tidak bolak-balik.
Membuat akun kedua dengan NIK yang sama adalah kesalahan paling mahal, karena satu NIK dirancang untuk satu akun. Selain itu, jangan mengedit sendiri gambar KTP atau KK agar tampak cocok, dan jangan mengubah ejaan nama saat mengisi formulir supaya sama dengan data kependudukan yang salah.
Kesalahan lain yang tidak terasa berbahaya: menunggu sampai hari terakhir pendaftaran. Kalau ada masalah data di hari itu, tidak ada waktu lagi untuk mengurus apa pun.
Sambil membereskan data kependudukan, rapikan juga berkas lain. Ijazah dan transkrip yang sudah dilegalisir atau diunggah sesuai ketentuan, surat keterangan akreditasi program studi kalau diminta, pas foto, serta surat izin atasan bagi yang sudah bekerja. Untuk pelamar yang sudah bekerja, izin atasan biasanya jadi titik gugur yang paling sering kelewat.
Simpan semua berkas dalam satu folder, dan beri nama file yang jelas. Format dan ukuran file biasanya dibatasi, jadi pastikan semuanya sudah sesuai sebelum masa pendaftaran benar-benar dibuka.
Setelah NIK dan KK dipastikan cocok, masih ada dua hal yang sering bikin pendaftaran tertahan. Yang pertama swafoto. SSCASN meminta foto kamu memegang KTP, dan syaratnya sering dianggap sepele padahal berkas ini yang paling sering ditolak.
Pastikan wajah dan tulisan di KTP sama-sama terbaca, pencahayaan cukup, tidak terpotong, dan tidak diedit dengan filter. Kalau wajahmu tertutup masker atau tulisan di KTP buram, kemungkinan besar berkas akan ditolak dan kamu harus mengunggah ulang.
Yang kedua soal ijazah dan akreditasi program studi. Beberapa formasi mensyaratkan akreditasi tertentu, dan ini biasanya diverifikasi dari dokumen resmi, bukan dari klaim di formulir. Kalau program studimu memenuhi syarat, siapkan bukti yang jelas sejak awal supaya tidak perlu mencari di menit-menit terakhir.
Kalau semuanya sudah benar dan kamu tetap dinyatakan tidak memenuhi syarat, baca ulang alasannya dengan teliti. Biasanya tertulis jelas bagian mana yang dianggap tidak sesuai. Kalau alasannya keliru, masa sanggah adalah satu-satunya pintu yang tersedia, dan jendelanya pendek. Siapkan tangkapan layar, dokumen pendukung, serta penjelasan singkat yang langsung ke pokok masalah.