Admin Kantor
DESKRIPSI PEKERJAAN
Mengelola Dokumen Perusahaan: Mengurus pembukuan berkas, mencetak, memfotokopi, serta menyusun dokumen atau presentasi yang dibutuhkan oleh tim. Pengarsipan (Filing & E-filing): Menyimpan dokumen fisik di kabinet berkas secara rapi, serta mengelola dokumen digital (PDF/hasil scan) dengan penamaan file yang terstruktur agar mudah dicari saat dibutuhkan. Menyiapkan Surat-Menyurat: Membuat, memproses, dan mendistribusikan surat masuk maupun surat keluar, seperti surat jalan, penawaran harga, memo internal, hingga invoice. Entri Data (Data Entry): Memasukkan data mentah dari formulir, nota transaksi, atau dokumen lainnya ke dalam sistem komputer perusahaan atau aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Excel. Membuat Laporan Berkala: Menyusun laporan rutin harian, mingguan, atau bulanan secara konsisten agar data operasional tidak menumpuk dan siap ditinjau oleh atasan. Mengatur Agenda Kantor: Menyusun jadwal rapat internal, pertemuan dengan klien, serta mencatat notulen hasil rapat. Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK): Memantau ketersediaan persediaan kantor, melakukan pembelian, dan mendata inventaris peralatan kerja agar operasional tidak terhambat. Akomodasi dan Perjalanan Dinas: Memesan tiket transportasi, memesan kamar penginapan, serta mengurus perizinan ruangan untuk kebutuhan kunjungan kerja atau rapat di luar kota. Menangani Panggilan Telepon dan Email: Menerima telepon masuk dari pihak eksternal (klien/vendor) maupun internal, serta meneruskannya ke divisi yang tepat. Tugas Front Office (Opsional): Pada perusahaan skala kecil-menengah, admin sering kali merangkap sebagai resepsionis yang menyambut tamu dan mengatur jadwal tatap muka dengan pimpinan
KUALIFIKASI MINIMUM
Menguasai Microsoft Office / Google Workspace: Terutama Excel/Spreadsheet untuk pengolahan data numerik dan Word/Docs untuk pembuatan surat. Komunikasi yang Baik: Diperlukan untuk koordinasi antar-divisi maupun melayani pihak eksternal. Manajemen Waktu & Ketelitian: Terutama saat menangani banyak dokumen penting dan jadwal yang padat. Mahir dalam berbahasa Inggris baik lisan maupun tertulis.